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Tema · Colaboración y cambio
Formatos para preguntas complejas en grupos
Algunas preguntas nadie puede responderlas solo, y una respuesta solo sirve si todos la respaldan. Cuatro formatos muestran cómo los grupos llegan a resultados sólidos.
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Cuatro formatos: panorama general
Los cuatro formatos se distinguen por su propósito y por el tamaño del grupo.
| Formato | Para qué | Grupo |
|---|---|---|
| Dynamic Facilitation | un problema complejo cuya solución necesita el acuerdo de todos | grupo pequeño o reunión |
| Diana | verificar qué tan sólida es la base común de objetivos e intereses | equipo, al inicio o en un cambio |
| Solution Circle | guiar a un equipo con enfoque en soluciones a través de un cambio, una crisis o un nuevo comienzo | equipo |
| Fishbowl | estructurar una discusión en un grupo grande | grupo grande |
Dynamic Facilitation: hacia la pared en lugar de unos contra otros
Dynamic Facilitation es de Jim Rough (Estados Unidos, década de 1990). Él llamó a su objetivo “Choice Creating”: una solución para un problema complejo con la que todos puedan estar de acuerdo. El formato prescinde de una lógica de desarrollo lineal. La facilitación recoge cada aportación y la asigna a una de cuatro listas, hasta que una solución se vuelve evidente para todos.
| Dynamic Facilitation | Facilitación lineal | |
|---|---|---|
| Desarrollo | Cada aportación va a una de cuatro listas, sin un orden fijo. | Primero definición del problema, luego análisis de causas, después elaboración de soluciones |
| Efecto | Corresponde a la forma de pensar humana, genera creatividad y avances decisivos. | La estructura frena la innovación y los avances decisivos: las personas son espontáneas, tienen impulsos y se frustran. |
Problemas
todas las afirmaciones y preguntas que describen problemas, generales o específicas, incluso las irresolubles
Soluciones
reunidas con independencia de los problemas; el conjunto puede parecer caótico
Preocupaciones
la parte emocional, recogida de forma visible en lugar de pasarla por alto
Información
todo lo demás, sea verdadero o falso
El núcleo del formato: las personas participantes hablan a la facilitación y a la pared, no entre sí. En las preguntas difíciles, hablar entre sí suele ser hablar unos contra otros. Mientras uno habla, el siguiente ya ordena sus contraargumentos, y no se aprende nada. A través de las cuatro listas, cada aportación contribuye al conjunto en lugar de a la disputa. Los pensamientos y las preocupaciones quedan expresados y registrados; así se abre espacio para lo nuevo.
No evaluar unas contra otras
Más adelante, las soluciones no se contraponen a las preocupaciones ni se califican.
Reconocer el momento
En algún momento, las soluciones posibles se vuelven evidentes. Entonces todos lo notan; no hace falta una decisión formal en el grupo.
Dar lugar a la alegría
La facilitación se encarga de que todos puedan alegrarse del avance.
Se trabaja con tarjetas de facilitación, un rotafolio y tableros, idealmente cuatro, uno por lista. El formato es adecuado para grupos pequeños y también es posible en una reunión de alto nivel.
Diana: ¿qué tan sólido es el centro común?
Antes de que un grupo decida en conjunto, vale la pena preguntarse cuánto comparte realmente. La diana lo hace visible. Es adecuada para equipos al inicio y en fases de cambio, por ejemplo cuando se fusionan dos áreas.
sin interés
consenso parcial
consenso
- Introducción: explicar el desarrollo, el objetivo y el tema.
- Trabajo individual: cada persona anota sus tres a cinco objetivos, intereses y deseos más importantes, uno por tarjeta.
- Ubicar sin discutir: se presenta cada tarjeta, se consulta el consenso y la tarjeta se coloca según corresponda en el círculo interior, la zona media o la zona exterior. Solo se ubica, no se discute.
- Evaluar y negociar: solo ahora se habla sobre la imagen.
La evaluación sigue cuatro preguntas:
- ¿Qué tan sólido es el centro común?
- ¿Qué se puede aclarar para que más tarjetas lleguen al círculo interior?
- ¿Qué se puede tolerar e integrar cuando los intereses difieren?
- ¿Qué no se puede integrar y tiene que aclararse?
Lo que no se puede integrar necesita aclararse. Si esa aclaración está fuera del alcance del grupo, corresponde a quienes deciden sobre ello.
Solution Circle: del punto crítico a la medida
El Solution Circle lo desarrolló Daniel Meier para el trabajo en equipo enfocado en soluciones. Se basa en el enfoque centrado en soluciones de Steve de Shazer e Insoo Kim Berg. Se utiliza en procesos de cambio, turbulencias y crisis, en la reconfiguración de un equipo y al inicio de nuevos proyectos. La idea básica: construir sobre lo que ya funciona en lugar de diseccionar el pasado. El pasado señala, en este caso, posibilidades futuras.
- Aclarar el marco: antecedentes y acuerdos, fortalezas del equipo reconocibles desde fuera, los roles (la facilitación pregunta, las soluciones vienen del equipo) y las reglas del juego.
- Definir el objetivo: ¿Qué debe ser distinto al final? ¿En qué notarán el equipo y otras personas que se ha alcanzado?
- Puntos críticos: lo que molesta y no satisface, en tarjetas en la pared. Se permiten preguntas de comprensión, no la discusión.
- Momentos estelares: buscar situaciones en las que el problema apareció menos o no apareció. ¿Qué era distinto, qué capacidades estaban en juego?
- Futuro resuelto: si el tema estuviera resuelto: ¿dónde estaría el equipo en un año, qué haría distinto, qué dirían otras personas?
- Escala: ¿Dónde está hoy el equipo entre 0 y 10? ¿Cómo logró no estar en 0? ¿En qué notaría que ha avanzado un punto?
- Medidas: ¿Quién hace qué y para cuándo, y cómo se mantiene el proceso en marcha?
- Aporte propio: ¿Qué aporta cada persona al logro del objetivo?
Entre los pasos ayudan breves pausas de revisión (¿Qué ha sido útil hasta ahora? ¿Qué logramos todavía hoy?), nombrar con precisión también los logros discretos y hacer pausas conscientes. Las buenas ideas surgen a menudo después de un silencio, poco antes de que un grupo se rinda.
Fishbowl: pocos hablan, todos pueden entrar
Los grupos grandes tienen un dilema: o hablan todos, y entonces se vuelve largo y confuso, o hablan pocos, y entonces los demás se sienten excluidos. El Fishbowl combina observar y participar.
- Círculo interior: un grupo pequeño discute.
- Círculo exterior: todos los demás observan.
- Silla de invitado: quien quiere aportar algo se sienta en la silla libre del círculo interior.
- Relevo con toque: como alternativa, alguien de fuera toma el lugar de una persona del círculo interior.
El Fishbowl es adecuado cuando un tema afecta a muchas personas, por ejemplo al presentar un cambio ante toda un área. También puede usarse para reunir observaciones antes de que un grupo más pequeño siga trabajando.
¿Qué formato es el adecuado?
| Situación | Formato adecuado |
|---|---|
| Una pregunta atascada en la que cada discusión lleva a las mismas posiciones | Dynamic Facilitation |
| No está claro si las personas involucradas siquiera quieren lo mismo | Diana |
| Un equipo está en un cambio o una crisis y ve sobre todo lo que no funciona | Solution Circle |
| Muchas personas están afectadas, pero no todas pueden hablar al mismo tiempo | Fishbowl |
Cómo se ve en la empresa
Equipo directivo
La pregunta estratégica da vueltas en círculo
Cada sesión termina con los mismos argumentos. Dynamic Facilitation separa problemas, soluciones, preocupaciones e información y le quita a la conversación el enfrentamiento.
Fusión
Dos equipos, un encargo
Antes de hablar de procesos, la diana muestra cuánto centro común hay y qué tiene que aclarar la dirección general.
Inicio de proyecto
Equipo nuevo, experiencias viejas
El Solution Circle incorpora las experiencias de proyectos anteriores como recurso, en lugar de cargarlas como lastre.
Cambio
Hay que sumar a un área
Un Fishbowl da a muchas personas la posibilidad de participar sin que el grupo se disperse.
Límites
- Los formatos no sustituyen los derechos de decisión. Un resultado que a todos les parece evidente tiene que traducirse a la organización: ¿quién decide formalmente, quién lo implementa, qué cambia en la estructura y los procesos?
- La facilitación necesita un rol claro. Quien es parte difícilmente puede mantener el orden sin dirigir. En los equipos directivos, esto a menudo habla a favor de una facilitación externa.
- No sustituyen el trabajo con los conflictos. En conflictos muy escalados, los formatos abiertos ya no se sostienen. Entonces se trata primero de los conflictos mismos (véase Conflictos en las organizaciones).
- Sin duración fija. Cuánto tiempo necesita un formato depende de la pregunta, el grupo y los antecedentes.
La facilitación crea estructura, marco y desarrollo. Las soluciones vienen de las personas participantes.
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